Tarjouspyyntö: Parhaat vinkit graafisen suunnittelun tilaukseen
Suunnitteletko infografiikan, esitteen, lehden tai kirjataiton tilausta? Näillä vinkeillä onnistut yhteistyössä.
Milloin viimeksi olet miettinyt, miten löytäisit oikean tekijän graafista suunnittelua vaativaan projektiin? Tekijöitä on todella paljon ja sen oikean löytäminen voi tuntua hankalalta.
Jokaisella suunnittelijalla on omat vahvuutensa ja erikoisosaamisensa, jonka he tuovat projektiin. Jotkut graafisen suunnittelijat voivat olla hyviä kuvittamisessa ja toisten vahvuusalueella ovat erilaiset käyttöliittymät. Ehkä etsit tekijää, joka pystyy visualisoimaan monimutkaisen datasetin.
Sen jälkeen, kun olet ehkä onnistunut kartoittamaan sopivan tekijäprofiilin joudut vielä miettimään, miten projektia olisi järkevintä rajata ja miten yhteistyö toimii kaikkein parhaiten.
Asiakkaani ovat usein tulleet kysymään minulta, miten graafista työtä kannattaa tilata ja miten erityisesti infografiikkaprojekteissa kannattaa menetellä. Tässä kirjoituksessa jaan parhaat opit, jotka perustuvat omiin kokemuksiini onnistuneista projekteista. Nämä vinkit eivät ainoastaan rajoitu infografiikka-tilauksiin vaan vinkkejä voi huoletta käyttää muissakin graafista suunnittelua vaativissa projekteissa.
Kuvaile suunnittelijalle tilattava sisältö
Joskus asiakkaani lähestyvät minua tämäntyyppisillä kysymyksillä: “Tarvitsisin 20-sivuisen Powerpoint-presentaation. Mitä sellainen maksaa?”
Ymmärrän kysyjän motiivit ja minuun saa mielellään olla yhteydessä kaikenlaisissa kysymyksissä, mutta joudun pyytämään aina tämäntyyppisiin pyyntöihin tarkennuksia.
Mietin yleensä tällaisten pyyntöjen kohdalla:
- Paljonko visualisoitavaa materiaalia on? Kuvitus ja datavisualisointi ovat hitaampia toteuttaa kuin taiton tyylittely.
- Onko tekijän tarkoitus antaa sisältöön panosta? Joidenkin kumppanien kanssa autan viestin kiteyttämisessä ja muokkaamisessa, kun taas toiset ovat hyvin tarkkoja siitä, että tekstejä ei muuteta.
- Millainen on graafinen ohjeisto? Hyvä visuaalinen ohje nopeuttaa prosessia, sillä tekijän ei tarvitse käyttää aikaa tyylin hakemiseen tai tyylikirjaston tekemiseen.
Mikäli asiakkaalla ei ole aikaa tarkentaa haluamaansa lopputulosta on yleensä järkevintä soittaa puhelimella ja sopia tarjouksen sisällöstä. Tässä kohtaa hitaat sähköpostit kannattaa unohtaa. Projektista juttelemisen jälkeen molemmille on paljon selkeämpää, mitä ollaan tekemässä.
Jos tilattavan sisällön rajaaminen on edelleen hankalaa, voi olla järkevää käyttää projektissa tuntihinnoittelua jonkin ennaltasovitun projektihinnan sijaan.
Onnistu hyvällä tarjouspyynnöllä
Minulta on usein kysytty, miten infografiikkaa tilataan. Suosittelen tekemään tarjouspyynnön jostakin tarkkaan rajatusta kokonaisuudesta.
Kun sisältö on tarkkaan rajattu, pystyt parhaiten vertailemaan tarjouksia. Laveissa tarjouspyynnöissä on se ongelma, että niiden sisältö voidaan käsittää eri tavalla ja tämän vuoksi tarjoukset voivat olla vain karkeasti suuntaa-antavia.
Tarkkaan rajattu tarjouspyyntö antaa sinulle mahdollisuuden kokeilla yhteistyötä valitsemasi tekijän kanssa ja jatkaa yhteistyötä projekti kerrallaan.
Mitä huonoja puolia sitten on tarkoissa tarjouspyynnöissä? Ne saattavat olla työläitä, sillä joudut kuvailemaan lopputuotteesta esimerkiksi sivumäärää, visualisoitavien graafien määrän, niiden tyylin, kuvituksen määrän ja niin edelleen.
Tämä saattaa myös pudottaa joitakin mahdollisia tarjoajia pois tarjouskilpailusta, jos materiaali edellyttää pitkää perehtymistä. Toisaalta näkisin, että tällä tavalla saat tarjouksen niiltä, jotka ovat tosissaan kiinnostuneita yhteistyöstä.
Tällaisia sisältöjä tarkoissa tarjouspyynnöissä voidaan nähdä:
- Raakamateriaali, jota halutaan työstää. Jos materiaalissa on liikesalaisuuden piiriin kuuluvia osia, ne voidaan korvata esimerkiksi satunnaisluvuilla tai muulla datalla.
- Tekstikuvaus siitä, miltä halutaan, että lopputuote näyttää
- Esimerkkejä inspiraatioksi siitä, millaisia graafisia töitä haluttu lopputuote voisi muistuttaa
- Graafinen ohjeisto
- Muut rajaukset, kuten deadline, sivumäärä ja haluttu formaatti (PDF, PNG vai jokin muu). Tuleeko sisältö verkkoon vai painetaanko se?
- Tehdäänkö materiaalista somenostoja?
- Millaisia muita tuotteita ja julkaisuja graafisen suunnittelun tuotteeseen liittyy (esimerkiksi kirjasarjan aiemmat taitot)?
Kun tekijä on valittu, pitäkää palaveri
Sen jälkeen, kun graafisen suunnittelun tekijä on valittu, suosittelen pitämään palaverin tekijän kanssa. Hyväkään tarjouspyyntö ja tarjous eivät korvaa sitä, että tekijä ja tilaaja kohtaavat toisensa.
Itse tyypillisimmin kohtaan asiakkaat nykyisin Google Meetin tai Microsoft Teamsin välityksellä. Ehkäpä korona-ajan hienoin mukanaan tuoma muutos on ollut se, että olen päässyt tapaamaan yhä laajempaa tekijäjoukkoa ympäri Suomen. Aiemmin asiakaskuntani oli kovin Helsinki-keskeistä, kun taas nykyisin teen yhteistyötä ihan samalla tavalla kaikkien kanssa asuivatpa he Pohjois-Karjalassa tai Berlinissä.
Kun pidät tekijän kanssa palaverin, niin kannattaa vielä kerran käydä läpi tilattava sisältö. Graafinen suunnittelija voi kertoa suunnitelmistaan - mitä ja miten hän aikoo toteuttaa lopputuotteen. On hyvä vielä pohtia, tarvitseeko graafinen suunnittelija asiakkaalta esimerkiksi fontteja, tekstejä tai valokuvia toteutusta varten.
On järkevää sopia myös alustavasta aikataulusta: mitä osia ja missä aikataulussa toteutetaan. Jos ette ole aiemmin sopineet kommenttikierrosten määrästä, myös sen sopiminen on tässä kohtaa järkevää. Kommenttikierroksilla tarkoitetaan sitä, miten monessa eri kohdassa asiakkaalla on mahdollisuus vaikuttaa siihen, miltä lopputuote näyttää.
Omissa projekteissani on tyypillisesti 2-3 kommenttikierrosta riippuen siitä, miten laajasta projektista on kysymys. Ensimmäisellä kommenttikierroksella tyypillisesti on tarkoituksena luoda lavea käsitys sille, mihin suuntaan projektia ollaan viemässä. Tässä kohtaa tehdään lähinnä suuntaviivoja ja kysytään asiakkaalta, onko valittu suunta hyvä vai kannattaako jotakin isossa kuvassa muuttaa.
Toisella ja kolmannella kierroksella päähuomio kiinnittyy taas yksityiskohtiin: onko data oikein, näyttääkö välistykset hyviltä, onko käytössä oikea väripaletti, meneekö tavutukset oikein ja niin edelleen. Mitä pidemmälle projektissa edetään sitä enemmän siirretään fokus yleiseltä tasolta yksityiskohtiin.
Millaisia viestintävälineitä kannattaa projektissa hyödyntää?
Viestintävälineet vaihtelevat ainakin minulla paljon sen mukaan, millaisesta projektista on kysymys. Jos projektityö on pääosin itsenäistä, eikä kovinkaan kiireistä, niin sähköposti on riittävä työväline kommunikaatioon.
Kiireisemmissä ja enemmän sopimista vaativissa projekteissa hyviä vaihtoehtoja ovat pikaviestimet, työskentely naamatusten tai esimerkiksi videopuhelu, jonka voi jättää taustalle päälle työajaksi. Näin tekijällä ja tilaajalla nopea yhteys, jonka avulla voidaan tehdä päätöksiä pika-aikataululla.
Infografiikkaprojekteissa hyväksi käytännöksi olen huomannut viikkopalaverit, jotka auttavat rytmittämään työtä ja pitäytymään deadlineissä. Viikon aikana vien projektia muutaman askeleen eteenpäin ja hyvissä ajoin ennen palaveria lähetän tekemäni valmiin materiaalin asiakkaalle tarkistettavaksi. Palaverin tarkoituksena on käydä läpi uutta materiaalia ja varmistaa, että se vastaa asiakkaan toiveita.
Erityisen tärkeää palaverointi on niissä projekteissa, joissa on paljon tarkastettavia yksityiskohtia. Tällaisia projekteja voivat olla esimerkiksi infografiikkakuvitukset, joissa kuvasto on suunniteltu jonkin tietyn ammattiryhmän edustajille.
Käytän monissa tällaisissa projekteissa isometristä infografiikkatyyliä. Tällöin kuvitus on yksinkertaistettua ja selkeää. On pidettävä huolta, että kuvasto näyttää uskottavalta kohderyhmälle, vaikka sitä on yksinkertaistettua. Näissä tilanteissa havaintojeni mukaan palaverit ovat usein paikallaan.
Kun projekteista keskustellaan, usein on sitä parempi mitä enemmän on konkretiaa palautteessa. Abstraktit adjektiivit ovat tekijänäkökulmasta haastavia. Jos esitystapaa kuvaillaan lapsenomaiseksi, ilmavaksi, iloseksi, surulliseksi tai määräileväksi, niin ei ole ihan selkeää, miten haluttuun visuaaliseen ilmeeseen päästään.
Tällaisissa tilanteissa suullinen palaute on todella arvokasta, sillä silloin on paljon helpompi päästä kiinni siihen, mitä palautteen antaja yrittää kuvailla. Kaikki eivät voi olla graafisen suunnittelun ammattilaisia ja yhteisen kielen löytäminen voi viedä hieman aikaa, joten keskustelemalla tilanne ratkeaa parhaiten.
Lopuksi
Onnistunut graafisen suunnittelun projekti tarvitsee tuekseen hyvää kommunikaatiota. Kaikki alkaa tarjouspyynnöstä. Rajaa haluamasi sisältö ja kuvaile se niin tarkasti kuin osaat. Tällä tavalla saat vertailukelpoisia ja laadukkaita tarjouspyyntöjä.
Projekti vaatii aikaa myös sinun organisaatioltasi ja jos aikaa on vähän, on kaikkein järkevintä hoitaa kommunikaatio puhelimitse tai esimerkiksi videopalaverilla. Tällöin säästyt hitaalta sähköpostien kirjoittamiselta.
Sähköpostin ehkäpä paras funktio on kirjata sinne kaikki tärkeät sovitut asiat. Itse teen usein asioiden ylöskirjaamista palavereiden aikana, jottei tärkeät asiat pääsisi unohtumaan.
Muista myös sopia mahdollisimman aikaisin projekti reunaehdot: mikä on deadline, mitä graafista ohjetta noudatetaan ja montako kommenttikierrosta projektissa on. Sovi myös, miten hoidatte kommunikaation.
Jos tarvitset apua graafisessa suunnittelussa tai infografiikassa, ota yhteyttä. Opastan mielelläni tarjouspyynnön tekemisessä sekä voin kertoa omista graafisen suunnittelun palveluistani.
