Kansikuva Office-kaaviot kirjoitukseen

Office-kaaviot paremmaksi – näin teet upeita graafeja

Office-kaaviot harvemmin voittavat datavisualisointikilpailuja. Vaikka maailma on pullollaan todella hakoja Excel-osaajia, niin yllättävän harva ymmärtää, miten moneksi Office taipuu graafien osalta. Vaikka Excelin oletusgrafiikat ovat melkoisen ruman näköisiä, niistä voi loihtia muutamalla stepillä kauniin näköisiä. Esittelen tässä kirjoituksessa esimerkkejä erilaisista graafeista, joita Officessa (Excel & Powerpoint) voi tehdä. Paitsi, että ne ovat kauniita, niin niiden avulla ymmärtää paremmin dataa.

 

Miksi nähdä vaivaa?

Office-kaaviot ovat täynnä turhaa tietoa. Esimerkiksi otsikossa ja legendissä saattaa olla ihan samat tiedot. Tiedon visualisoinnissa mahdollisimman yksinkertainen on tehokasta. Mitä vähemmän aivot joutuvat tekemään työtä vertailtaessa kaavioita tai kuvia, sen parempi. Datan visualisointi on analytiikan apuväline. Visualisoinnin keskeisin tehtävä on havainnollistaa kuvallisesti datassa olevia trendejä ja ilmiöitä.

 

Office-kaaviot – kammottava esimerkki

Tässä on tyypillinen liike-elämästä tuttu piirakkakaavio. Tarkoituksena on verrata kahden vuoden välistä myyntiä. Tällainen visualisointi ei toimi hyvin esimerkissä hyvin. Silmä joutuu sahaamaan kahden graafin välillä ja tuotteet joutuu muistamaan ulkoa. Kaikki aivokapasiteetti kuluu graafin ymmärtämiseen, kun tieto on esitetty surkealla tavalla. Hyvä nyrkkisääntö on käyttää piirakkadiagrammia vain, kun piirakan palasia on kaksi (kyllä/ei-äänestykset on hyvä esimerkki).

Office-kaaviot, huono esimerkki

Office-kaaviot, huono esimerkki 2

 

Office-kaaviot – parempi esimerkki

Kun ymmärrät, miten kaavioita luetaan on paljon helpompi tehdä hyvin suunniteltuja graafeja. Meidän kapasiteettimme ihmisenä on huono vertailemaan pinta-aloja kahden kappaleen välillä (etenkin 3d:nä). Olemme paljon parempia vertaamaan pituuksia ja positiota.

Tässä näet perinteisen tavan ratkaista edellisen graafin ongelmat. Palkkikuviossa on helppo verrata palkkien pituutta ja nähdä ero. Palkkikuvio toimii lähes aina niin kauan kuin verrattavia asioita ei ole liikaa. Vähemmän on enemmän – näytä vain olennainen.

Office-kaaviot parempi esimerkki

Office-kaaviot – parhaat ja ainutlaatuiset esimerkit

Tiedon visualisoinnin tarkoitus on ymmärtää paremmin dataa ilmiön taustalla. Graafeja ei ole tarkoitus muistaa kauniista ulkoasustaan, mutta se voi olla hyvä bonus. Useimmiten yksinkertainen on kaunista. Kun grafiikka on yksinkertaista ja helposti ymmärrettävää, kauneus tulee sivutuotteena. Useimmiten kauniina pidetään sellaisia graafeja, jotka välittävät selkeästi jonkin keskeisen viestin.

Kaunis grafiikka ei ole sitä, että käytetään paljon värejä. Esimerkiksi ohessa on mustavalkoinen grafiikka, jonka olen tehnyt Excelillä. Ideana tässä on liittää vuodet toisiinsa viivalla ja nähdä trendit tuotteiden välillä kulmakertoimella ilmaistuna. Koska ajatuksena on kiinnittää huomio havaintovuoteen 2016, vuoden 2010 havainnot on esitetty vaaleanharmaalla. Syvempi sävy kiinnittää enemmän huomiota.

Office-kaaviot, viivakaavio

Slope graph on yksi suosikki tapojani näyttää eroja kahden ajankohdan välillä. Kuten näet, se on hyvä tapa verrata tuotteiden järjestyksessä tapahtuvia muutoksia. Jotta tärkein löydös tulisi esille, olen merkinnyt tuotteen 4 paksummalla viivalla ja eri värillä. Tämä graafi on toteutettu Excelin viivakaavio-työkalulla.

Office-kaaviot paras esimerkki

Dumbbell chart on toinen suosikkigraaffejani. Tässä tapauksessa olen linkittänyt vaakaviivalla samalle janalle kaksi eri havaintoajankohtaa. Viiva havaintojaksojen välissä kuvastaa eroa, mikä on tapahtunut kahden ajankohdan välissä. Tämäkin kaavio on toteutettu Excelillä. Luomiseen olen käyttänyt pistekaavio-työkalua.

Office-kaaviot paras esimerkki

 

Lopuksi

Miten valita oikea graafi visualisoimaan data? Se riippuu siitä, mitä asiaa datassa haluat korostaa. Yllä olevissa graafeissa on tismalleen sama data, mutta ne näyttävät todella erilaiselta. Kannattaa käyttää aikaa graafien tutkimiseen ja ymmärtää, mitä puolia datasta ne näyttävät hyvin ja mitä huonosti.

Tiedon visualisoinnissa ei ole mitään yhtä oikeaa ratkaisua, joka toimisi aina. Graafin valinta riippuu aina siitä, mitä haluat tutkia tai mikä on keskeisin viesti. Me ihmiset olemme erittäin hyviä havainnoimaan visuaalisia trendejä. Tästä syystä datavisualisointia parempaa välinettä kehityssuuntien havaitsemiseen ei ole.

Tämä kirjoitus on julkaistu alunperin englanniksi Annalect Finlandin sivulla. Annalect on tiedolla johtamiseen erikoistunut markkinointialan yritys, joka datan avulla auttaa optimoimaan liiketoimintoja ja kasvattamaan liiketoiminnan tuottoa.